产品直通车

    把文件外包给外人管理，想都不敢想。”在去年的一次采访中，某政府用户表示。“文印管理外包服务所带来的成本节省，还不足抵消所带来的风险。此外，预算管理要把项目审批转为办公开支，也需要政策支持。另外，外包服务在资产管理方面也面临着政策难题。”该用户说。

中国计算机行业协会打印机专业委员会会长张可治也对服务外包持反对意见。他表示，与购买设备相比，买服务肯定不划算。在网上，《政府采购信息报》记者见有人算过一笔账：一台激光打印机也就500元-600元，加上4包A4纸，相同的费用，如果采用外包的模式，仅能打印2000-3000页的费用，还可以白落一台打印机。

谈到文印管理外包服务，上海政府采购中心秦志龙表示，关键还是涉密和打印用量的问题。他表示，用户需要认真比对购买设备和服务的成本，哪个合算就买哪个。谈到项目预算转为成本开支，秦志龙表示，从理论上没有什么不可以。。

外包服务成本核算

“买设备上算，还是买服务更合理，这涉及到对文印管理外包服务的理解。文件管理外包服务不仅仅是简单地替代客户的原有工作，而是通过硬件系统优化、软件系统部署，使客户的办公文印系统更为节约高效，并在此基础上提供全面的管理外包服务。”提供专业文印管理外包服务的成都翔龙办公设备有限公司相关人员如是说。根据他们的介绍，打印行业特点是设备初始购买便宜，使用耗材贵。一台600元的激光打印机，换一个硒鼓就要500元左右。以每年1万印计算，五年硒鼓的成本就达7500元，打印机与耗材的比例超过1：10。打印成本在0.30元/张以上。此外，在管理方面，涉及到多个品牌，众多型号打印机的管理，从设备到耗材，都需要耗费很大精力。马黎阳表示，通过专业的文印管理外包服务可以将每印成本做到0.20元/张左右，用户只需要按照这个价格来购买服务。所有的设备、耗材投入全部由服务商来提供。，而且，这-0.20元/张已经包含了服务商的利润在里面。如设备由客户自己购买，单张打印成本还会更低。

打印量降低20%

说起来有些神奇，采用文印管理外包服务之后，除了使单张成本降低之外，还可以让整个企业打印量减少20%。这是一个经验数据，是一个结果，凡采用文印管理外包服务的用户大多会有这样的体会。分析其中的原因，在采访中有用户表示，外包服务之后，管理更加清晰，责任更加明确，一些可打可不打的内容，用户就不打印了，积累起来就非常可观。

一直以来，记者对双面打印无法成为打印机标准配件感到不解。无论从环保，还是从成本考虑，双面打印都具有推广意义。但是长久以来，双面打印一直作为选件存在，而无法成为标准配件。“关键在于激发需求，提升节约意识。双面打印如果作为标准配件的话必然提高打印机售价，在竞争中失去竞争力。在用户没有普遍需求的情况下，自然难以成为标配。但在文印管理外包服务中，普遍会采用双面文印技术。”相关人员说。

涉密问题重在规章

相比较企业，政府行业用户对涉密问题更加关注。

采用文印管理外包服务，肯定会牵涉敏感的涉密问题。但即使不采用外包服务，就没有涉密的问题吗？前不久，本报报道的“复印机泄密门”事件，就牵涉到设备维护、修理和报废环节的安全问题。对于涉密问题，在采访中有政府用户指出，对文印设备维修的外来人员，制度要求必须技术人员全程陪同，有关设备限制离场，只需要严格按照涉密规章制度管理即可。但以往的涉密事件大多发生在单位内部的文件输出环节，对于设备的复印、打印输出管理依赖于保密制度的强制执行和人工的监督，需要通过先进的技术和管理方式规避泄密风险。

针对敏感的涉密问题，文件管理外包服务商的对策是涉密资质和安全软件系统。。仍然以立思辰为例，其所提供的文档打印复印安全监控与设计系统，具有国家保密局颁发的涉密资质，确保了整个文件输出环节的安全管理。在管理方案中，涉密文件从审批、打印输出，到文件回收，在整个生命周期都提供了安全管理解决方案。同时文档还能进行密级设定，根据涉密级别，涉密文件必须经过审批才能打印，与此同时，系统会自动在打印文档中嵌入唯一标识条码，可快速、准确实现文件扫描回收，总之每个环节都有详细日志记录，实现了全程可追溯。据了解，目前该系统已经成功应用于航空航天等很多国防科研高涉密单位，他们表示，从实际应用来看，文件管理外包服务反而能够提高涉密单位的安全管理水平。

谈到设备报废和资产管理，简节办公的相关人员表示，“考虑到政府和企业的需求，我们与客户签订合同后，结合实际需求，回购原有设备，重新部署新的性价比高的文印设备，帮助客户化固定资产管理为费用管理，客户再也不用自己购买打印机、复印机和零件耗材，实现轻资产运营。”

外包的门槛

有关文印管理外包服务的另一个疑惑是服务的门槛，对打印量有一定要求。当下流行的说法是打印量要达到200万张/年。

实际上，目前的门槛没有这么高，只要打印50万张/年就可以了。年打印50万张是个什么概念呢？基本上，就是一个500人企业，一年正常的打印量。但在一些特殊企业，如律师行、报社/出版社，也许只有100人也可以达到这个量。

其表示，“打印量低于50万张/年， 采用外包服务其成本节省效果不那么明显。但从提高管理的角度考虑，中小企业也可以采用文印管理外包服务。”

在管理上，管理者一定有这样的体会，总是找不到文印办公成本不断上升的原因，但具体是哪些部门造成的，是什么原因造成的，是业务发展的正常结果，还是不合理的打印所致？对此，往往没有一个详细的依据。常常就是发发例行通知，提倡节约，没有太好的解决办法。采用外包服务，是一套完整的文印管理解决方案。它采用刷卡文印，在提供服务同时，清晰记录下有关各部门数据。“与成本节省相比，精细化管理是用户接纳采用文印外包服务的另一个重要原因。”
转变思想观念是关键

与技术、管理因素相比，提高认识是政府行业接纳文印管理外包服务的关键。

根据《国务院办公厅关于促进服务外包产业发展问题的复函》（国办发[2009]9号）的精神，财政部等九部委在2009年9月就联合发布了《关于鼓励政府和企业发包促进我国服务外包产业发展的指导意见》 [财企(2009)200号]，鼓励政府和企业用户把业务外包给专业公司。

从政府采购的角度来看，目前政府采购可以分为货物类、工程类和服务类。其中，文印管理外包服务比较适合服务类，这也是政府部门倡导的方向。从目前政府采购服务类项目看，主要以汽车维修、汽车保险、汽车加油、规定印刷项目、规定会议服务和工程监理为主，都是些比较成熟的服务，容易被政府行业用户接受。与之相比，文印管理外包服务的观念还是比较新的，尽管方案已经比较成熟，但在用户的认识和熟悉程度上，显然具有很大距离。

但推广文印管理外包服务是非常有意义的，从国航总部的实践看，总部大楼在合同期内可节省数百万元，，设备冗余率下降了63%，文印成本下降16.3%，5年节约的纸张，相当于少砍200多棵大树，减少碳排放近200吨。国航用实际行动响应了国家发展“低碳经济”的号召，为建设资源节约型和环境友好型社会做出了表率。